Compétence métier : Droit - Professions juridiques
Objectifs de la formation
- Respecter les contraintes juridiques de l'archivage électronique
- Réussir la rédaction de vos contrats de prestation
- Prendre les bonnes précautions lors de l'accès à vos archives
Les plus de la formation
- 4 cas pratiques pour vous faciliter l'appropriation des bonnes pratiques
- Une journée complémentaire dédiée aux documents fiscaux et comptables, animée par Pascal SEGUIN, ancien Inspecteur Principal des Impôts
Prérequis
Aucun pré-requis n'est exigé. Dès leur arrivée, les participants recevront un support de cours complet, détaillant l'intégralité des interventions auxquelles ils assisteront
Programme de la Formation
Programme du premier jour
LE CADRE JURIDIQUE DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS DEMATERIALISES
Système d'information et dématérialisation dans l'entreprise
- Apport du numérique dans la gestion de archives
- Quels types de documents dématérialisés ?
- Original, copie : comment considérer le document archivé numériquement ?
Dématérialisation et droit de la preuve
- Rappel des règles juridiques applicables à la preuve
- Les conventions sur la preuve
- La loi du 13 mars 2000 et la signature électronique
- Le cadre légal de la cryptologie
Dématérialisation et obligation d'archivage
- Archivage et obligations de conservation
- Archivage et durée de conservation : l'incidence des durées de prescription
- Quelle réglementation ? Quelle(s) norme(s) ?
Mise en oeuvre de l'archivage
- Archivage et externalisation : les clauses clés du contrat d'archivage
- Quels documents supprimer ?
- Quels risques en cas de suppression de documents archivés ?
Programme du deuxieme jour
L'accès aux données conservées par les tiers
- Les réquisitions des autorités judiciaires et administratives :
- Quels sont leurs pouvoirs ? quelles sont vos obligations ? quels sont les risques ?
Cas pratique : comment réaliser une charte d'archivage et les procédures internes
La conservation des documents et le respect de la loi informatique et libertés
- Comment concilier l'obligation de conservation des données et le droit à l'oubli posé par la loi Informatique et libertés ?
- Les droits des personnes dont les données sont conservées/archivées
- Le risque en cas de suppression de documents
Cas pratique : comment répondre à une demande d'accès aux données conservées par une personne concernée ?
Focus : la loi sur les archives
- Les entités soumises au respect de ce texte
- Les obligations qui pèsent sur elles à ce titre
- L'accès aux archives publiques
La conservation et l'accès aux données des salariés
- Comment y procéder dans le respect du Code du travail ?
- Comment l'utiliser dans le cadre d'une procédure à l'encontre d'un tiers ou du salarié ?
Programme de la journée complémentaire
- Quelles sont les pièces justificatives à fournir en cas de contrôle
- Les écritures comptables informatisées : le principe du caractère intangible ou de l'irréversibilité des écritures
- Le principe d'une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques
- Le principe de la permanence du chemin de révision
La définition de la comptabilité informatisée
- Les notions de domaine comptable et de domaine de gestion
- Quels sont les éléments gérés par les systèmes informatisés que l'administration peut demander indistinctement
Quelles sont les obligations fiscales de conservation et de présentation
- Le cadre légal en vigueur depuis 1990
- Les obligations portant sur les documents comptables et les données élémentaires
- Comment réaliser l'arbitrage entre la conservation des traitements et des résultats
- Sauvegardes ou archives : comment choisir
- Les migrations : les précautions nécessaires
- Comment maîtriser la traçabilité des modifications
- Comment garantir la sécurisation du dispositif
Dans quels cas une comptabilité informatisée peut-elle être considérée non probante ? Quelles sont les sanctions encourues
- Dans quels cas une comptabilité informatisée peut-elle être considérée non régulière et/ou non probante
- Opposition à contrôle fiscal : comment éviter cette situation, quelles sont les sanctions encourues
Le cas particulier de la facture dématérialisée
- Les principaux éléments de la législation communautaire et de la réglementation nationale
- Les risques fiscaux encourus du fait de la dématérialisation fiscale des factures
Tarif : 2495.00 € HT
Durée de la formation : 3 jours
